21 tips til regnskapet!
Vi har gjort oss noen erfaringer som vi mener kan være med å bidra til en bedre og kanskje med lønnsom hverdag. Alle er relatert til regnskapet og under kan dere lese en rekke tips som kan være nyttig å lese for de fleste bedriftseiere.
- Ha gode faktureringsrutiner. Jo fortere man fakturerer, jo større sannsynlighet har man for å få betalt til forfall og man begrenser risikoen for tap. Samtidig bidrar det til bedret likviditet.
- Ha gode purrerutiner. Purrerutinen bør automatiseres i så stor grad som mulig slik at purring/inkassovarsel sendes ut snart kravet er forfalt. Utnytt de løsninger din programvare har for dette. Vurder også samarbeid med eksterne aktører som er integrert med din økonomiløsning.
- EHF-utsendelse. Aktiver EHF-sending. Sender man fakturaen som EHF, øker sannsynligheten for å få betalt til forfall betraktelig.
- Begrens antall leverandører. Samler man vare- og tjenestekjøp hos en eller færre leverandører, kan man oppnå rabatter og man begrenser også antall kontaktpunkt.
- EHF-mottak. Orienter alle leverandører om at dere ønsker å motta alle fakturaer i EHF-format. Her vil dere kunne spare manuelt arbeid da EHF-formatet er standardisert og går rett inn i økonomisystemet.
- Godkjenningsflyt. Etabler gode rutiner for godkjenning. Her kan det være rom for å effektivisere og bedre konteringskvalitet. Dette styrker også kostnadskontrollen og kvaliteten på innkjøp.
- Betal alle regninger direkte fra økonomisystemet. Dette er både enklere og kostnadsbesparende. Det sikrer også at man har bilag til alle transaksjonene.
- Minimer antall bankkontoer. Vurder hvor mange bankkontoer man faktisk trenger? Jo flere man har, jo mer arbeid blir det med overføringer frem og tilbake, avstemminger osv.
- Ha gode system for utlegg og reiseregning. Her kan mye forenkles ved at ansatte får tilgang til gode digitale system som gjør jobben enklere både for de ansatte, men også for den som skal godkjenne. Det effektiviserer også bokføring og lønnsbehandling.
- Lease eller låne? Begge deler kan lønne seg – vurder om du trenger raskere fradragsføring eller behov for bedret likviditet.
- Lag budsjett. Har man et budsjett, blir det enklere å kontrollere om man innfridde målsetningene for året eller ikke. Dette finnes det gode digitale løsninger for som samtidig gir mulighet for å utarbeide prognoser igjennom året.
- Vurder driftsmidler. Bruker dere varebilen så mye som dere trodde? Sjekk om det er andre måter å utføre oppgaver på enn å binde kapital i driftsmidler.
- Fanger dere timene på en fornuftig måte? Vurder om en har gode nok verktøy til å sikre at alle timer blir fakturert og at ansatte får korrekt lønn. Det finnes mange gode digitale løsninger tilpasset ulike behov.
- MVA. Hvilken terminlengde har dere? Kanskje kan man søke om overgang til årlig oppgave, eller kanskje det kan være smart å gå andre veien? Vurdere fordeler og ulemper med årlig/tomånedlig oppgaver.
- Jobber alle etter «best practice»? Sjekk internt om folk jobber på samme måte og hold eventuelt internkurs i hvordan man utfører oppgaver på best mulig måte.
- Skattefrie gaver. Bedrifter kan gi 5 000 kr i gaver skattefritt til sine ansatte. Dette kan også brukes på forsikringsordninger, EKOM-tjenester osv. Da sparer den ansatte skatt og selskapet arbeidsgiveravgift.
- Rydd i tilgangsstyring. Sjekk at det bare er personer som faktisk skal ha tilgang som har tilgang i fagsystem, bank og lignende. Da reduseres risikoen for at uvedkommende har tilgang. Samtidig har man kontroll man ikke betaler for lisenser som man ikke bruker.
- Planlegg i solværsdager for regnværsdager. Husk at det alltid kan komme dårlige tider. Bruk derfor ressurser i gode tider til å søke flere ben å stå på, bygge opp likviditet og egenkapital og iverksette tiltak som reduserer sårbarheten ved dårlige tider.
- Systemvalg. Evaluer jevnlig arbeidsverktøy og programvarer som brukes i bedriften. Her er det ofte rom både for effektivisering og styrket kontroll med driften.
- Hvor mange «hatter» har du? Vurder outsourcing av oppgaver som ikke er i bedriftens kjerneområde. Spar kreftene og bruk tiden på det du kan best.
- Søk råd i tide. Det er ingen skam i å spørre om bistand i fagfelt man har begrenset kompetanse om.
Ta kontakt med oss i Compute Advisor om dere trenger å diskutere et eller flere av innspillene over!