Det er nå snart 2024, og lønnsåret 2023 nærmer seg raskt slutten. Ettersom A-meldingen for desember 2023 må leveres innen 5. januar 2024, er det nødvendig å avklare flere ting allerede de første arbeidsdagene i det nye året. Nedenfor finner du våre tips og triks for å lette arbeidsbyrden:
- Feriedager. Husk at man av loven kun kan overføre inntil 12 virkedager av lovfestet ferie. Ansatte over 60 år kan ikke flytte ekstra ferieuker over. Ferie som ikke har blitt avholdt grunnet sykefravær eller foreldrepermisjon, blir automatisk overført til neste år.
- Avsetning for bonus. Mange bedrifter har bonusordning som avhenger av f.eks. årets omsetning eller resultat. Dette blir vanskelig å utbetale i inntektsåret, da man ofte ikke har alle tallene på plass før året er omme. Husk dermed å avsette for dette i regnskapet slik at kostnaden kommer med i rett år. NB: husk å avsette for både feriepenger og arbeidsgiveravgift også!
- Gaver til ansatte. Arbeidsgiver kan gi inntil 5.000 kr skattefritt i gaver til ansatte ila et regnskapsår. Vilkåret er at man ikke kan gi kontanter, pengeoverføringer eller gavekort som kan veksles inn i kontanter. Samtidig er det mulig for arbeidsgiver å gi fordelen av naturalytelser som gave til de ansatte. Da vil den ansatte spare skatt i form av lavere inntektsgrunnlag, samt at arbeidsgiver sparer arbeidsgiveravgift.
- Forsikringsordninger. Husk å innberette den skattepliktige fordelen av forsikringer igjennom året. Man skal ha mottatt en oversikt fra forsikringsselskapet med hva som er skattepliktig pr. ansatt. Tips: dette kan gis til ansatte som gave, men husk å bokføre dette i regnskapet.
- OTP. Husk å avstem innrapportert OTP mot det som kommer på årsoppgaven i fra pensjonstilbyderen.
- Ansattreskontroer. Prøv å få ryddet mest mulig saldoer til eller fra ansatte slik at man starter året med blanke ark.
- Ansattinformasjon. Det kan være lurt å gå igjennom ansattlisten for å rydde i «gammel moro». Ansattinformasjon om personer som har sluttet skal slettes dersom en bedrift ikke har behov for å lagre opplysningene. Ifølge bokføringsloven trenger virksomheter å spare på diverse lønnsdokumentasjon i inntil 5 år. Informasjon som er eldre enn dette bør slettes.
- Evaluer hvordan lønnsprosessen har foregått igjennom 2023. Er det deler av lønnskjøringsprosessen som er tidkrevende og lite effektiv? Kan man effektivisere timefangst, refusjonsgrunnlag og eventuelt andre prosesser? Her kan det være mulig å integrere tredjepartsystem for å minimere det manuelle arbeidet.
- Bruker du Visma Lønn? Visma Lønn skal fases ut i 2024 og alternativet som samme leverandør tilbyr er Visma.net Payroll. Her bør det legges en plan for å migrering ut i Payroll. Gjennomfør gjerne punkt 5 og 6 samtidig – da det er muligheter for å effektivisere flere prosesser i Visma.net Payroll.