Vi i Compute har utviklet en guide som kan være med å posisjonere dere til å ta et best mulig valg av økonomisystem. Dette er et viktig arbeid og det krever mye av ressurser på tvers i bedrifter dersom en ønsker å sikre at valget blir tatt på best mulig grunnlag. Målet må være at et eventuelt nytt system skal binde sammen alle funksjonene til bedriften på en så god måte som mulig. Derfor har vil laget dette hjelpemiddelet som kan være med å stake ut veien for bedrifter på vei inn i en spennende prosess!
Hvorfor vil man bytte system?
Start med å konkretiser hvorfor man vil bytte system. Har dere vokst ut av nåværende system? Mener dere at dagens system er utdatert? Får dere for lite verdi for lisenskostnaden? Det kan være mange grunner til hvorfor man vurderer å skifte. I en jungel av økonomisystem, er det desto viktigere å vite hvorfor man opprinnelig ville bytte slik at man ikke ender opp med et nytt system med de samme utfordringene.
Fremtidsplaner - hvor er man om fem år?
Dette kan være vanskelig å forutsi, men det er viktig å ha en formening om hvor man er om noen år. Dagens behov er enklere å fastslå, men om man klarer å spå hva man trenger om noen år så bør dette tas høyde for i prosessen rundt valg av system.
Identifiser behovene
Her er det viktig å få et overblikk over alle funksjoner som er sentrale i bedriften din – ikke bare de funksjoner som dere har i økonomisystemet i dag. Tenk stort og helhetlig og ta en internrevisjon på alle oppgaver som blir utført. Her kan det være en del å hente. I ditt neste økonomisystem ønsker man å knytte alle prosesser sammen i et økosystem som er basert på at kjernefunksjoner er knyttet sammen. Har dere før manuelt opprettet ordrer i et fakturasystem basert på et eksternt timesystem? Kanskje dere har hatt et varelagersystem som ikke har vært direkte knyttet inn i økonomisystemet? Fungerer logistikksystemet slik vi ønsker? Her kan det være mange funksjoner og prosesser å vurdere, men bruk denne sjekklisten og gi karakter i fra 1-6 på hvor godt fornøyd man er:
- Hvor intuitivt er systemet å jobbe i?
- Hvordan er det å integrere med andre system?
- Hvor personavhengig er de ulike prosessene/systemet?
- Hvor skalerbart er det for vekst i fremtiden?
- Verdi for lisenskronene?
Ved å stille seg disse spørsmålene, vil man både kartlegge system man har, hvilke behov man har og om nåværende opplegg fungerer for fremtiden. Kanskje ikke det bare er økonomisystemet man skal bytte ut?
Kartlegg intern ressursbruk
Dette kan være et litt vanskelig tema. Mange oppgaver blir rundt om i det ganske land utført på en manuell og tidkrevende måte av mennesker. Det kan være mye tid på å spare på å automatisere slike oppgaver, men hva gjør man med tiden til medarbeideren som har utført disse da? Her er det viktig å ha en plan og ikke minst komme medarbeideren i forkant på hva denne tiden kan brukes til i stedet for, slik at man ikke kommer i en situasjon der ansatte frykter for sin arbeidsplass.
Samtidig er det nok mange arbeidsoppgaver som ledelsen i bedrifter utfører pr. dags dato, som nok med fordel kunne blitt delegert videre til andre ressurser. Drøft dette internt – det er nok mulig å delegere videre en del av oppgavene som f.eks fakturering, prosjektoppfølging osv. til andre i bedriften og samtidig kutte unødvendig tidsbruk.
Kontakt leverandører av ulike system
Til nå vet man hvorfor man vil bytte system, en vet hvilket behov man har og kanskje får i fremtiden og en vet hvordan man vil strukturere ressursbruken fremover i bedriften. Da skal man være klar for å sjekke hva som er i markedet. Vårt tips her å kontakte ulike leverandører for å høre hva de mener er det beste valget for dere. Bruk gjerne tid på å utføre en kravspesifikasjon. Jo mer detaljert denne er, jo enklere skal det være for systemleverandør å svare ut behovene dere har.
Husk at leverandører er selgere av sine produkt og vil alltid argumentere for at deres produkt er det som skal passe best for dere. Sett derfor av tid til å kontakte flere leverandører for å passe på at dere får et godt bilde av hva som faktisk er i markedet.
Valg av system
Etter å ha snakket med flere leverandører, bør man være i en posisjon til å fatte et valg av både system og av leverandør. Dersom man ikke er det, så kommer det under noen punkt som kan være med å gjøre det enklere å velge:
- Det er enklere å tilpasse et standardisert oppsett, enn å standardisere et tilpasset oppsett. Med det mener vi at dersom man bruker tid og ressurser til å skape et oppsett som fungerer optimalt for dagens behov, så er det kanskje ikke slik om et år. Da må man kanskje gjøre prosessen på nytt. Har man tilpasset seg et standardisert oppsett, så vil man mest sannsynlig bruke mindre ressurser på å komme i gang, men samtidig også bruke mindre tid på å omstille seg endringer i fremtiden. Ulempen er at det mest sannsynlig aldri blir helt optimalt og man kontinuerlig må leve litt på akkord med seg selv. Dette kan illustreres med tidsbruken og kostnadsnivået med å skaffe en skreddersydd konfirmasjonsdress. Denne passer mest sannsynlig ikke etter noen år, men sitter som et skudd akkurat der og da. Her er det ingen fasitsvar!
- Skybasert vs. serverbasert. Her er det mange meninger og like mange fordommer. Det viktigste her er at man har et åpent sinn og vurderer alle alternativ på lik linje. Det er åpenbart at det er mange fordeler med skybaserte system og at det definitivt er det mest «moderne» valget å ta, men det er ikke sikkert at det er det som er best for deres bedrift om ikke alle behovene blir møtt. Det vet man først når alle alternativ er lagt på bordet og er ferdig evaluert.
- Tilbake til avsnitt tre og fire – hvilke funksjoner og prosesser er de viktigste og mest ressurskrevende? Sammenlign alternativene basert på hvor godt de kan utføre akkurat disse oppgavene.
- Vurder hvor mye dere får for pengene. Kan økonomisystemet overta noen av funksjonen og oppgavene som dere nå har i andre system? Se på helheten her – både på lisenskostnader og på eventuelt tidsbesparelse internt.
Implementering
Nå er valget tatt og nå begynner den virkelige jobben – nemlig implementering og integrering i bedriften. Her er det viktig å sette sammen et team som sørger for at implementeringsprosessen går så smertefritt som mulig. Teamet bør bestå av de av deres interne ressurser som skal ha ansvar for at det nye systemet skal fungere så optimalt som mulig. Gjerne koble sammen teamet med eksterne ressurser fra systemleverandøren, slik at gruppen er satt sammen med personer som vet hva man ønsker å oppnå og med personer som vet hvordan man kan oppnår akkurat dette. Dette teamet blir ansvarlig for:
- Avklare tids- og fremdriftsplan
- Kartlegge integrasjonsmuligheter mellom fagsystem og fordele ansvar for utførelsen
- Avklare opplæringsbehov internt og påse at alle involverte får tilstrekkelig med opplæring og kompetanse i nye system
- Hvilke prosesser skal videreføres i sin helhet og hvilke skal tilpasses nytt system? Hvordan blir arbeidsfordelingen internt fremover og i hvilke av systemene internt?
- Hvor stor del av historikken er nødvendig å ta over i nytt system og hvordan får vi dette til på best mulig måte?
Evaluering
Når bytte av system er ferdig bør man sette seg ned å evaluere prosessen. Det er nemlig neppe siste gang dere må skifte økonomisystem. Mest sannsynlig er det en stund til nest gang, men det er viktig å ta med seg de erfaringene som er gjort slik at man kan dra nytte av disse i fremtiden.
Var dette nyttig?
Dette er etter vår mening en guide til hvordan man kan få hjelp til å best mulig kan ta et godt valg av nytt økonomisystem. Prosessen vil nok være veldig individuell og tids- og ressursbruken vil nok variere veldig fra bedrift til bedrift. Vi håper dette er til hjelp og bidrar selvsagt med vår kompetanse som deres bedrift skal evaluere økonomisystem. Ta kontakt med oss direkte på advisor@compute.no / 988 51 680 dersom du ønsker å diskutere temaet.