Høsten er her. Regnskapsåret nærmer seg slutten, og det er på tide å forberede neste års budsjett. En enkel oppgave for den interesserte, men en dørstokkmil for andre. Mange dropper budsjett. Men vet de hva de faktisk går glipp av?
Hva er et budsjett?
Budsjett er et styringsverktøy og gir deg og ledelsen en felles forståelse for målene dere har satt for bedriften.
Et budsjett er ikke det det en gang var. Tidene forandrer seg. Man skal ikke lenger tilbake enn 7-8 år der mange i stor grad fikk regnskapstall på etterskudd. Typisk fikk man da en oversikt over hva som var status to måneder tilbake i tid. Det var mulig å bruke regnskapstall aktivt da også, men var man uheldig, kunne man gå glipp av verdifulle måneder med tiltak for å bedre situasjonen. Nå er ting annerledes. Regnskapstall er oppdatert fortløpende og det gir muligheter til å bruke tallene mye mer aktivt. Man kan gå i gang mye tidligere enn før med å sette i gang tiltak. Men, regnskapstall vil alltid være et blikk tilbake i tid. Og med det spør vi på nytt - hvorfor budsjettere?
Hvorfor bruke budsjett?
Et budsjett skaper trygghet for deg og din bedrift. Det skaper en forventing om hvor bedriften er på vei og er et mål å strekke seg etter. Man kan utarbeide et totalbudsjett for hele bedriften, men også avdelingsvis, per prosjekt, eller tilknyttet adskilte forretningsområder.
La oss begynne med å avkrefte en av mytene knyttet til budsjett og budsjettering: nemlig at et budsjett alltid må gå i pluss. Fordi budsjettet er en forventning om hvordan det kan gå, og ikke en fasit på hvordan det skal gå er det ingen grunn til å frykte røde tall. Det er derimot flere gode grunner til at et budsjett periodevis har røde tall. Dette kan være for eksempel store investeringer eller nye ansatte, to faktorer som også tyder på at en bedrift vokser. Det er ikke bare med tall du kan måle bedriftens utvikling, men også i ansatte. Budsjettet gir deg muligheten til å sette deg mål, og her strides de lærde om man skal ha oppnåelige eller hårete mål. Uansett, når året er omme så er det greit å kunne sjekke om en faktisk klarte å styre mot planen en la året før. Det vil danne et bedre grunnlag for om man kan si seg fornøyd med året eller ikke.
Hvert år får du muligheten til å ta en gjennomgang av alt som rører seg i bedriften. Det er fort gjort å glemme løpende kostnader som kanskje en gang var relevante, men som det kanskje ikke er behov for lenger. Her er det en gyllen mulighet for å rydde i sysakene.
Sammen med budsjettet kan man utarbeide en rullerende prognose. Prognosen oppdateres fortløpende med de reelle regnskapstallene. Prognosen vil da gi en god indikasjon på hvor årsresultatet ditt vil ende. Gikk februar bedre enn forventet eller gikk sommermånedene litt dårligere enn du tenkte? Prognoser gjør det mulig for deg å sette konkrete mål underveis i året, samtidig som du kan gjennomføre preventive tiltak. For det er nemlig dette som er rosinen i pølsen - et oppdatert bilde på hva som skjer fremover i tid. Compute oppfordrer at dere har et budsjett som er vedtatt av styret for året, samt et prognosebudsjett som dere oppdaterer underveis i året basert på ulike parameter som vil skifte underveis.
Kombinasjonen av dette blir et betydelig bedre styringsverktøy. Tenk å få svart på hvitt nesten momentant etter behovet var nådd at man faktisk må ansette? I dagens rekrutteringsmarked er det ikke enkelt å få ta i kompetanse. Dersom dette verktøyet kan kutte tiden fra behovet er oppstått, til beslutningen blir tatt, så vil det lønne seg å lage gode prognoser.
Hvordan komme i gang?
En annen myte knyttet til budsjett vi har gleden av å avkrefte, er at det tar lang tid. Å sette opp budsjettet trenger ikke være en vanskelig oppgave. Bruk tidligere regnskapsår som et utgangspunkt og gjør deretter nødvendige korrigeringer, som for eksempel prisjusteringer. Med et budsjettsystem, for eksempel OneStop Reporting, kan du også enkelt opprette egendefinerte fordelingsnøkler. Du kan med denne funksjonen enkelt fordele inntekter og kostnader etter behov. Du trenger heller ikke ta hele budsjetteringsjobben selv, men gi ulike medarbeidere i bedriften tilgang til sine deler av budsjettet.
Trenger du bistand?
Hvis du er interessert i å ta i bruk et mer effektivt budsjettverktøy, eller du skal i gang med budsjett for første gang, kan vi i Compute hjelpe deg. Vi tilrettelegger for en god budsjettprosess sammen med deg.