Hvorfor oppleves det av mange vanskelig og tidskrevende å faktisk skrive en styre- eller generalforsamlingsprotokoll? Hva skal være med, og i hvilken rekkefølge skal det stå? Kanskje du har spurt den så mye omtalte søkemotoren ChatGPT disse spørsmålene? Kanskje svaret fra ChatGPT er at det ikke trenger å være vanskelig – det finnes nemlig verktøy som bruker kunstig intelligens (AI) for å bistå deg i ditt styrearbeid.
I styrets arbeid møter vi formaliteter og lovkrav som kan være krevende å følge opp. Blant annet, protokoller som skal skrives, ha riktig innhold og oppbevares trygt gjennom hele selskapets levetid. Samtidig kan det være vanskelig å vite hvilke formaliteter som følger med ulike styreoppgaver.
Vi i Compute bruker styreportalen Bård i vårt styrearbeid. Her samler vi all dokumentasjon, kaller inn til styremøter og generalforsamlinger, fører referat og protokoller, og sender dokumentasjon til digital signatur. I Bård finnes det guider som enkelt bistår styret å opprettholde lovkrav, for eksempel ved tildeling av prokura til daglig leder. Guidene sikrer at styrer får gjennomført oppgavene sine på en enkel og trygg måte. Best av alt: AI-motoren som er integrert i verktøyet hjelper deg å skrive protokoller direkte i møtet. Alt du trenger å gjøre er å notere i stikkordsform eller bruke kulepunkt, så vil systemet kunne skrive en utfyllende tekst i etterkant som enkelt kan endres på. Tidsbesparende, effektivt og ikke minst gøy!
Det er vår klare anbefaling at en tar styrearbeidet på alvor og positivt utnytter de muligheter et aktivt styre kan gi bedriften. Det er et klart og tydelig lovverk som regulerer hva som kreves ved gjennomføring og dokumentasjon av styremøter og generalforsamlinger. For eksempel, om et selskap skal vedta et tilleggsutbytte skal det både avholdes styremøte og ekstraordinær generalforsamling, og det skal føres protokoller som dokumenterer at selskapet har fattet vedtaket på korrekt grunnlag. Hvis dette ikke blir gjennomført, vil tilleggsutbyttet være ulovlig vedtatt, og det kan få konsekvenser som lett kunne vært unngått.
Det er mye bra som kommer ut av å ha et proaktivt styre som har orden på formalitetene. Styret kan gi verdifulle innspill til selskapets strategi og fastsette klare planer som selskapet kan styres etter. Gode og tilgjengelige protokoller tydeliggjør styrets beslutninger og gjør det lettere for ledelsen å følge opp disse. Et planlagt og kommunisert årshjul for styrearbeidet, vil gi kontinuitet og trygghet i hele organisasjonen og gir en god oversikt over når styret planlegger å behandle viktige saker.
Med andre ord – styrearbeid gjør seg ikke helt selv, men med Bård blir det i vertfall mye enklere enn det tradisjonelt har vært.
Ta gjerne kontakt med oss i Compute for en demonstrasjon av Bård.