For små og mellomstore bedrifter har overholdelse av personvernregler blitt en betydelig utfordring med innføringen av GDPR i 2018. GDPR er en omfattende europeisk regulering som har som mål å beskytte personopplysninger og personvernet til individer. Selv om GDPR har flere fordeler når det gjelder å øke personvernet og sikkerheten til forbrukere, står SMB-bedrifter overfor en rekke utfordringer i forbindelse med overholdelse av disse reglene.
En av disse utfordringene er bruken av ikke-godkjente meldingstjenester. Godkjente meldingstjenester for sensitiv informasjon avhenger av flere faktorer, inkludert lokale lover og forskrifter som kan variere fra land til land. E-post er en vanlig måte å kommunisere på, men hvorvidt den er egnet for utveksling av sensitiv informasjon, avhenger av flere faktorer. Her er noen hensyn du bør ta når du vurderer e-post som en tjeneste for å sende sensitiv informasjon:
- Sikkerhet og kryptering: Standard e-post er vanligvis ikke ende-til-ende-kryptert, noe som betyr at meldinger kan leses av e-postleverandører og andre tredjeparter som har tilgang til e-postoverføringen. For å sikre e-postkommunikasjonen du vurdere å kryptere innholdet ditt før du sender det. Hvis du er en Outlook-bruker kan du enkelt kryptere e-poster på denne måten: Velg Alternativer i en e-postmelding, velg Krypter og velg krypteringen som har begrensningene du vil håndheve, for eksempel Bare krypter eller Ikke videresend.
- Sikkerhetstiltak for e-postkontoen: Sørg for at du har sterke og unike passord for e-postkontoen din. Aktiver tofaktorautentisering (2FA) hvis det er mulig for ekstra sikkerhet. Som Outlook-bruker er Micorsoft Authenticaor-appen en enkel og fin løsning for tofaktorautentisering.
- Autentisering og identitet: Verifiser identiteten til mottakeren før du sender sensitiv informasjon via e-post for å sikre at informasjonen havner i riktige hender.
- Sikkerhet for mottakeren: Husk at selv om du sender en sikker e-post, er det ikke sikkert at mottakeren har de samme sikkerhetstiltakene på plass. Det kan være en utfordring å kontrollere sikkerheten til mottakerens e-postkonto.
- Sensitivitetsnivå: Vurder sensitiviteten til informasjonen. For svært sensitiv informasjon, som personnummer eller helseopplysninger, kan det være lurt å bruke mer sikre alternativer enn standard e-post.
- Brukerfeil: Husk at menneskelige feil kan føre til utilsiktede datalekkasjer. Vær forsiktig med å sende sensitiv informasjon til feil mottaker eller vedlegg til feil e-postadresse.